Entreprises : tirez profit de la signature électronique dès maintenant !

Depuis le 1er octobre 2018, c’est bien du côté des acheteurs publics que le 100% démat est devenu obligatoire pour les marchés supérieurs à 25 000 euros.

Que se passe-t-il pour les entreprises soumissionnaires ?

La signature électronique n’est pas encore rendue obligatoire (sauf demande contraire de l’acheteur), et comme l’a précisé début octobre Laure Bédier, Directrice de la DAJ, elle est fortement recommandée et sera imposée au plus tard en 2022, date de fin du Plan de Transformation Numérique de la Commande Publique. Des avantages à n’en plus finir ! L’usage de la signature électronique offre aux entreprises une grande souplesse et réactivité lors de la réponse à un appel d’offres. Plus besoin de courir après le signataire ! Plus besoin non plus d’attendre le dernier moment pour soumissionner alors que la date limite de remise des offres est pour cet après-midi ! Il n’est plus nécessaire non plus de réimprimer tous les documents de réponse et les refaire signer en cas de modification de l’appel d’offres ! Bref… une liste longue comme le bras d’avantages pour les entreprises mais tout d’abord, quelques petites notions à savoir :

Qu’est-ce que la signature électronique ?

• Elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier son auteur.
• Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite apposée sur un document papier (attention à la signature manuscrite scannée, qui elle, ne possède aucune valeur juridique).

Pour signer électroniquement, il faut :

• Un logiciel de signature.
• Un certificat de signature électronique.

Qu’est-ce que le Certificat de Signature Electronique (CSE) ?

• C’est une identité numérique. Il appartient à une personne physique, elle-même membre d’une entreprise. Il est constitué d’une clé publique et d’une clé privée confinée dans un support matériel sécurisé.
• Les entreprises déjà équipées d’un certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) peuvent continuer à l’utiliser jusqu’à la fin de validité de ce dernier.
• Prestataires de confiance recensés fournissant ce CSE

A quoi sert le Certificat de Signature Electronique ?

• Authentifier l’identité de la personne signataire (carte d’identité).
• Garantir l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération).
• Garantir l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).

Quelle est la forme d’un certificat de signature électronique ?

• Soit logicielle, grâce à une application permettant de stocker le certificat sur le disque dur d’un ordinateur.
• Soit matérielle, grâce à une carte à puce (nécessite de se procurer un lecteur de carte à puce) ou une clé USB. Cette forme matérielle est à privilégier car elle est ainsi toujours exploitable, même en cas de soucis sur un ordinateur.

Je signe quoi et quand ?

• L’offre finale car elle a valeur de contrat. A noter, la signature d’un fichier compressé ne vaut pas signature des fichiers qu’il contient.
• Au moment de l’attribution du marché : l’acheteur demande à l’attributaire du marché de signer l’offre retenue car elle a valeur de contrat.A noter : Si l’acheteur a exigé la signature électronique au stade de la candidature et de l’offre initiale, le défaut de signature rend l’offre irrégulière.

Penchons-nous maintenant sur les avantages de passer à la signature électronique

Chaque signature est protégée par un cachet d’inviolabilité qui a pour rôle de sceller le document avec une date universelle, ce qui est plus sécurisant qu’une signature manuscrite. Outre l’aspect sécurisant, l’adoption de la signature électronique vous permet également de réduire vos coûts administratifs liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement de votre réponse. Dès lors que vous souhaitez répondre à un appel d’offres, la course contre la montre est lancée ! Nombreuses sont les entreprises à avoir mis en place des process de réponses et à les optimiser pour répondre dans les temps. La signature électronique vous permet de gagner clairement en réactivité et vous évite de perdre les quelques heures qu’il vous reste avant l’envoi de votre réponse. Inutile de partir à la recherche du signataire ! Peu importe l’endroit où il se trouve et sa disponibilité. Un simple envoi de mail suffit pour lui faire signer les documents de réponse. Le logiciel de signature, quant à lui, historise toutes les modifications apportées depuis la première signature et permet aussi d’envoyer des notifications au signataire en cas d’oubli. A l’heure du 100% démat, la signature électronique évite la rupture du circuit de dématérialisation : une re-matérialisation au moment de la signature de l’offre serait contradictoire avec le passage au « zéro papier » ! Vous souhaitez en savoir plus sur la transformation numérique de la commande publique dans sa globalité ? Découvrez nos Livres Blancs : https://www.vecteurplus.com/ressources/