La dématérialisation : des marchés publics 100% numérique !

Alors qu’il y a quelques années de nombreuses démarches administratives étaient nécessaires pour candidater à un appel d’offres, il est désormais beaucoup plus simple de se lancer dans la commande publique. Plateformes de centralisation des données, outils pour faciliter les échanges… Les marchés publics se réinventent grâce au numérique !

C’est quoi la dématérialisation de la commande publique ?

La dématérialisation consiste à transformer un document papier en son format numérique. Les achats publics représentent énormément de paperasse administrative. Ainsi, la dématérialisation est là pour simplifier les usages, autant pour les entreprises que pour les acheteurs publics.

Le Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP), piloté par la Direction des affaires juridiques (DAJ), fixe l’objectif de rendre la commande publique entièrement numérique en l’espace de 5 ans. L’échéance de ce plan touchera à son terme en décembre 2022.

Ce plan s’articule autour de 5 axes :

• Gouvernance : piloter et accompagner les acteurs.
  
• Simplification : simplifier les usages et diminuer la charge administrative.
  
• Interopérabilité : favoriser les interactions, les échanges, le partage et le traitement d’informations tout au long de la vie du contrat.
  
• Transparence : renforcer la transparence des marchés publics en ouvrant et en publiant des données supplémentaires.
  
• Archivage : définir les modalités d’un archivage électronique sûr et accessible.

La majorité des actions ont été mise en place en 2018, année phare pour la mise en place des procédures de dématérialisation. De plus, la crise sanitaire du Covid-19 a grandement encouragé l’évolution de ces pratiques au quotidien. Aujourd’hui, on peut dire que la commande publique est 100% numérique !

Quels sont les bénéfices du 100% numérique ?

Le numérique offre de nombreux bénéfices encore impossible via les réponses papiers :

1. Une réduction des coûts de réponses aux avis de marchés.
2. Des gains de temps grâce à l’allègement des procédures administratives.
3. Une meilleure connaissance des marchés.
4. Un accès simplifié à la commande publique.

Ces gains sont possible grâce à la mise en place d’outils spécialement conçus pour les acheteurs publics et les candidats aux appels d’offres.

Parmi ces outils, le profil acheteur est une plateforme centralisant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation des marchés publics. Les entreprises et acheteurs se connectent sur leur espace personnalisé. Les acheteurs peuvent mettre à disposition des avis de marchés et les DCE en libre téléchargement tandis que les entreprises peuvent accéder aux différentes pièces pour candidater et avoir la garantit que leur offre a bien été transmise de manière sécurisée et confidentielle.

De plus, les entreprises n’ont désormais plus l’obligation de transmettre toutes leurs pièces justificatives aux acheteurs. Le DUME, document unique de marché européen, est une déclaration sur l’honneur prouvant de la fiabilité de l’entreprise, de ses compétences pour accomplir le marché et surtout de sa sécurité financière. Terminée la paperasse !

La signature et la facturation électronique viennent compléter ces nouveautés. En un clic, vous pouvez désormais signer vos papiers et transmettre les factures. Vous n’avez pas besoin de vous déplacer et vous êtes certains que tout a bien été réceptionné. Un gain de temps non négligeable pour être payé dans les temps !

Comment vous lancer dans la dématérialisation dès maintenant ?

Afin de gagner en efficacité dans votre organisation, voici nos 8 conseils :

1. Communiquer et partager toutes les informations avec vos collaborateurs.
2. Prioriser les tâches importantes et fixer des deadlines.
3. Mettre en place des outils pour optimiser votre temps sur chaque actions.
4. Automatiser les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée.
5. Compléter le DUME pour gagner du temps.
6. Garder un espace de stockage pour conserver vos documents.
7. Prenez le temps de relire votre dossier avant de le déposer.
8. Former vos collaborateurs aux marchés publics.

À la fin du premier semestre 2022, où en sommes-nous dans la dématérialisation des marchés
publics ? Est-ce que toutes les actions prévues avant décembre 2022 ont été mises en place ?

Découvrez toutes les informations concernant le passage au 100% numérique dans le livre blanc : « Marchés Publics dématérialisés : le numérique au service des entreprises !«